Inleiding
Het protocol “bij overlijden” treedt na vaststelling van het bestuur van VV Hoonhorst in werking. Het protocol heeft betrekking op het overlijden van bestuursleden, (ere-)leden, familieleden van leden, oud-leden, sponsoren en vrijwilligers niet zijnde lid. Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor de snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden. Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling. Het protocol is in lijn met de KNVB regeling ‘uitstel wedstrijden bij overlijden’. De KNVB regeling stelt dat bij overlijden van spelende leden en begeleiders het desbetreffende team recht heeft op een wedstrijd uitstel. Bij het overlijden van bestuursleden of ereleden heeft de vereniging recht op uitstel van alle wedstrijden en in overleg met betrokkenen en de KNVB geldt dit ook voor spelende leden. De impact op de vereniging en de tijd tussen het overlijden en de eerstvolgende speeldag worden daarbij meegewogen, maar de beslissing is aan de KNVB. Iedereen gaat anders om met het verlies van een dierbare. Wanneer je andermans gevoelens en wensen in je achterhoofd houdt, kan je nooit iets fout doen. Deze gevoelens en wensen kunnen leiden tot het afwijken van het protocol. Dit protocol is een leidraad bij emotionele situaties, geen geschreven wet.
Algemeen
Krijgt één van de bestuursleden bericht van het overlijden of verneemt hij op een andere wijze van het overlijden van één van onderstaande personen, dan neemt hij direct contact op met de voorzitter:
- Overlijden erelid. 2
- Overlijden bestuurslid. 2
- Overlijden lid. 3
- Overlijden partner lid / (stief/pleeg)kind lid / overlijden (stief)ouder jeugdlid. 3
- Overlijden (schoon)ouder lid (lid niet zijnde jeugdlid) 3
- Overlijden (stief/pleeg)broer/zus (jeugd)lid. 3
- Overlijden sponsor 3
- Overlijden vrijwilliger niet zijnde lid. 3
- Overlijden spelend lid samenwerking en niet zijnde verenigingslid. 4
- Sterfgeval op het sportpark. 4
Bijlage: KNVB-regeling ‘uitstel wedstijden bij overlijden’ 5
De voorzitter informeert de andere leden van het bestuur, waarna zij gezamenlijk besluiten op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging zal reageren; Bij afwezigheid van de voorzitter zullen zijn taken worden waargenomen door de andere bestuursleden. Dit wordt door bestuursleden onderling afgestemd; Voor VV Hoonhorst is het niet relevant of het bestuur door middel van een rouwkaart, rouwadvertentie of mondeling op de hoogte is gebracht van een overlijden.
Procedures
A. Overlijden erelid
- De leden worden door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht door de voorzitter. Kanalen zoals sociale media kunnen voor deze worden ingezet als de familie hiermee instemt;
- De voorzitter zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
- De secretaris zorgt voor een advertentie in een regionale krant;
- De secretaris zorgt voor een rouwboeket, dit in overleg met de familie;
- In het eerste weekend na overlijden worden de vlag bij entree op het complex halfstok gehangen. Dit wordt gecoördineerd door het bestuur;
- Op verzoek van de nabestaanden houdt een bestuurslid een toespraak bij de begrafenis/crematie;
- Bezoek condoleance en begrafenis\crematie door afvaardiging van bestuur;
- Bestuur besluit over al dan niet uitstel van alle wedstrijden. Als hiertoe besloten wordt, dan worden de twee onderstaande punten met een week uitgesteld;
- Alle teams, zowel uit als thuis houden één minuut stilte in acht voor de wedstrijd;
- 1e elftal speelt met rouwbanden, indien gewenst door familie kan er ook een ander team met rouwbanden spelen als hier een speciale relatie met dit team is.
B. Overlijden bestuurslid
- De leden worden door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht door de voorzitter. Kanalen zoals sociale media kunnen voor deze worden ingezet als de familie hiermee instemt;
- De voorzitter zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
- De secretaris zorgt voor een advertentie in een regionale krant;
- De secretaris zorgt voor een rouwboeket, dit in overleg met de familie;
- In het eerste weekend na overlijden wordt de vlag bij entree op het complex halfstok gehangen. Dit wordt gecoördineerd door het bestuur;
- Op verzoek van de nabestaanden houdt een bestuurslid een toespraak bij de begrafenis/crematie;
- Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door afvaardiging het hoofdbestuur;
- Het bestuur besluit over al dan niet uitstel van alle wedstrijden. Als hiertoe besloten wordt, dan worden de twee onderstaande punten met een week uitgesteld:
- Alle teams, zowel uit als thuis houden één minuut stilte in acht voor de wedstrijd;
- 1e elftal speelt met rouwbanden, indien gewenst door familie kan er ook een ander team met rouwbanden spelen als hier een speciale relatie met dit team is.
C. Overlijden lid
- De leden kunnen door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht door de voorzitter. Website en sociale media kunnen worden ingezet als de familie hiermee instemt;
- De voorzitter zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website als dit akkoord is voor familie/nabestaanden en bestuur;
- De secretaris zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant;
- De secretaris zorgt voor een rouwkaart naar de familie;
- Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door afvaardiging van het bestuur;
- Alle thuisspelende teams houden één minuut stilte in acht voor de wedstrijd;
- Het bestuur besluit over al dan niet uitstel van alle wedstrijden.
- In overleg met de nabestaanden en de leiding van het betreffende team wordt de daaropvolgende wedstrijd(en) van het betreffende team tot en met de begrafenis/crematie uitgesteld;
- Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
D. Overlijden partner lid / (stief/pleeg)kind lid / overlijden (stief)ouder jeugdlid
- In het eerste weekend na overlijden wordt voor aanvang uit- of thuiswedstrijd één minuut stilte gehouden bij het elftal waarin desbetreffende lid speelt;
- Desbetreffende team mag indien gewenst met een rouwband spelen;
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance door afvaardiging van het bestuur.
E. Overlijden (schoon)ouder lid (lid niet zijnde jeugdlid)
- Geen actie vanuit de vereniging.
F. Overlijden (stief/pleeg)broer/zus (jeugd)lid
- Geen actie vanuit de vereniging.
G. Overlijden sponsor
- Condoleancekaart en/of bezoek condoleance en/of begrafenis/uitvaart. Dit ter beoordeling hoofdbestuur in overleg met sponsorcommissie;
- Er wordt bij het door deze sponsor gesponsorde team bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
H. Overlijden vrijwilliger niet zijnde lid
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- De voorzitter zorgt eventueel voor een ‘In Memoriam’ op de website als dit akkoord is voor familie/nabestaanden en het bestuur;
- Bezoek condoleance door afvaardiging van bestuur
I. Overlijden spelend lid samenwerking en niet zijnde verenigingslid
- De voorzitter stemt procedure af in overleg met bestuur samenwerkende vereniging;
- De secretaris zorgt voor een rouwkaart naar de familie;
- Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door afvaardiging van het bestuur;
- Alle thuisspelende teams vanuit de samenwerking houden één minuut stilte in acht voor de wedstrijd;
- Het bestuur besluit over al dan niet uitstel van alle wedstrijden vanuit de samenwerking.
- In afstemming met bestuur samenwerkende vereniging wordt na overleg met de nabestaanden en de leiding van het betreffende team duidelijk of de daaropvolgende wedstrijd(en) van het betreffende team tot en met de begrafenis/crematie worden uitgesteld;
- Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
J. Sterfgeval op het sportpark
- Alle dat weekend nog te spelen wedstrijden worden afgelast, ongeacht of er sprake is van een lid.
Slotwoord
In bijzondere gevallen en bij twijfel neemt het bestuur contact op met de KNVB en komt vervolgens tot een besluit.
In alle situaties kan het bestuur, eventueel in overleg met de nabestaanden, aanvullende maatregelen nemen of anders doen besluiten.
Ten slotte is het van groot belang dat het lid, dat een familielid heeft verloren, daarna goed wordt opgevangen. Dat de leider, evt. een bestuurslid met de groep/het team bij de eerste keer van samenkomst een gesprek heeft ter verwerking van het proces. Goede aandacht voor en begeleiding van het lid/team is van groot belang.
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet beslist het bestuur naar eigen inzicht en treedt waar mogelijk in overleg met betrokkenen. De richtlijnen van de KNVB zijn leidend.
Bijlage: KNVB-regeling ‘uitstel wedstijden bij overlijden’
Uit: Handboek competitiezaken veldvoetbal – oost/ seizoen 2018/2019.
2.6.1 Uitstel wedstrijden bij overlijden In alle gevallen vindt tussen de vereniging en het steunpunt overleg plaats en wordt getracht tot een voor alle partijen zo aanvaardbaar mogelijke oplossing te komen.
De vereniging heeft recht op uitstel van het spelen wedstrijden indien een bestuurslid of een erelid overlijdt. Uitstel geldt dan voor alle teams. Er is sprake van recht op uitstel van de wedstrijd van het betreffende team indien het een overlijdensgeval betreft van een speler, trainer, leider, verzorger of vaste assistent-scheidsrechter van dat team. In beginsel bestaat recht op uitstel alleen indien de begrafenis c.q. crematie op of na de speeldag plaatsvindt. Maar ook hier geldt dat de KNVB in overleg met de club van de lijn kan afwijken. Indien het sterfgeval in het weekend plaatsvindt, dient de vereniging (bij voorkeur de voorzitter of de secretaris) contact op te nemen met de medewerker organisatie competitie. Zij zullen de betrokken vereniging van hun beslissing op de hoogte stellen en afspraken maken ten aanzien van de berichtgeving.
De KNVB pleegt met veel inlevingsvermogen overleg met de vereniging om tot een aanvaardbare oplossing te komen.
